איך להתמודד עם לקוח שטוען שלא הייתה עסקה

כיצד להתמודד עם לקוח שהכחיש עסקה שלא כדין? 6 דרכים שיגרמו לכם להסכים איתו!

עסקאות משפטיות הן כמו קרב של גיבורים – יש להן תחושה של דרמה, אבל לפעמים הן הופכות לאירועים קומיים במקצת. דמיינו לעצמכם שסיימתם את כל העבודה הקשה על עסקה, והמילים 'לא היה דבר כזה' יוצאות מפי הלקוח. האם זה הזמן לפרוץ בבכי או אולי להצחיק את העוול עם בדיחונת? בכל מקרה, מתמודדים עם הכחשה כזו אכן לא קל, אבל יש כמה שיטות שיעזרו לכם לעבור את זה כמו מקצוענים.

אז איך מפוצצים את הכחשות הלקוח? רוצים לדעת?

כדי להבין איך להתמודד עם לקוח שהכחיש עסקה שלא כדין, חשוב להכיר את הבעיות האפשריות, ואם אפשר לשלב איתן את הכוח של ההומור. הנה שש דרכים שילוו אתכם בדרך:

1. תקשורת פתוחה – לדון באשמת המורה

בדרך כלל, הבעיה מתחילה ומסתיימת בתקשורת. או ליתר דיוק, בחוסר תקשורת. נשמע כמו מתכון לסיבוך, נכון? אבל תאמינו לי, אם לא תדונו במה שקרה, תחזרו על עצמכם כמו מסך פלזמה ישן. התחל בקיום שיחה שכדי לחשוף את עוצמת הדברים. האמת, עצם השיחה היא כמו לראות את הדינוזואר בגן החיות – נדירה ומרשימה.

2. ניתוח חוזה וגילוי עריות

כשהלקוח אומר 'סליחה, מה? אני לא זוכר את זה', אז הגיע הזמן לדלות מהחוזה העסקי שלכם את הפרטים שהלכו לאיבוד. פרטים הם כמו חטיפים במסיבה – אי אפשר להשיג את כל הכסף בלי למצוא את האגז, נכון? כך תוכלו לשוב על הדברים ולהודות שהלקוח יוכיח את מה שאמר, לפחות בזמן הדיון.

3. חפשו את העדים

נכון, הם לא כמו דמויות סרטי האימה, אבל לפעמים עדות של צדדים שלישיים עשויה להיות מה שצריך כדי להוכיח את גירסתכם. נכון להיום, העדים הופכים לעיתים ל"נשאי הסוד" כמו ברוך הבא לדינוזואר, שתמיד יזכור מה קרה. פנו לעדים הפוטנציאליים – הם יכולים להיות חברים, לקוחות אחרים, ואפילו המוכר בפיצוציה המשויכת לעסק שלכם!

4. מסמכים ותיעוד – השוטרים של כל עסקה

• מעקב אחר מיילים ותכתובות – לא צריך לראות את כולם בבית המעצר
• חשבוניות וראיות על תשלומים שביצע הלקוח
• צילומים של המוצרים המוחזקים בידי הלקוח

אל תשכחו לקבץ את כל העדויות והמסמכים. זה כמו לאסוף דינוזוארים בתמונה – כל אחד מהם חשוב, ואם תפספסו אחד, אז זה יעשה את כל המשחק מפולש.

5. התנהלות עם רגש – לא רק תחשבון

לפני שאתם נכנסים להליך המשפטי, אתם צריכים לשדר עצמה עם חיוך. זה חשוב לא רק כדי לשמור על המצב רוח שלכם, אלא גם כדי להראות ללקוח שאכפת לכם. קשרים אמינים לא צריכים להיות כמו חופשה לאורכים, אלא תהליך. בחברות עם לקוחות, יש מקום להיכנס עם סגנון חברתי; אז הטיפ הוא: קחו את הלקוח לקפה, דברו על הדברים, ותהיו בטוחים שזה לא יוביל לאימון פנימי, אלא למצב של ניהול תקשורת ברמה גבוהה.

6. שיקול דעת משפטי – יש גבול

אם הלקוח ממשיך להכות על חטא ומסרב לקחת אחריות, זמן לברר עם עורך דין במקרים קשים. תמיד מומלץ לא להחמיץ שיחות עם משפטאים מקצועיים למחוק את התסכולים, כי לפעמים מלהיב להרגיש כמו 'אדם נעלם' במשחק מרטיני על חוף הים.

שאלות ותשובות

• מה לעשות כשלקוח מכחיש את מה שנקבע? – פתחו בו שיחה, נתחו את מה שנאמר, ודברו על הראיות שברשותכם.
• איך להשיג עדים? – פנו ללקוחות קודמים או למעגלים מקצועיים שיכולים להעיד בעדכם.
• מה המידע החשוב שאני צריך לשמור על העסקה? – מסמכים, טיוטות, מיילים ושיחות טלפון – כל פרט חשוב.
• אם שיחה לא מצליחה, מה לעשות? – פנו לייעוץ משפטי ולא מאוחר מדי.
• האם לעיתים שווה להפסיד עסק? – לפעמים עדיף להפסיד עסקה מאשר להיכנס לתהליך ניהול ארוך ומאכזב.

אם כך, קל להתמודד עם לקוח מכחיש? – לא קל, אבל תודו שיהיה מעניין מאוד! הכנה טובה, יחס מקצועי, והיכולת להבין שזו לא חוויה אישית – זה המתכון להצלחה!

לעצור ולחשוב

כל זה מזכיר לנו שלא תמיד מדובר ב"לעשות כסף". התהליך הוא לא מלחמה, אלא חקירה – חקירה יצירתית ומעוררת עניין. אל תשכחו, החיוך והציניות חשובים לא פחות מההבנה המשפטית. אז הפמלט כולם באהבה וכיצד הצלחה ללקוחותיכם, גם אם ידרשו לא במקרה שיגרום לכם להרגיש את עוצמת הקומדיה המשפטית!