כיצד לנהל שיחת שימוע מוצלחת בקלות

הכנה לשיחת שימוע: המדריך המוחץ שלא תרצו לפספס

שיחת שימוע. שני מילים שמזכירות לרבים מאיתנו את היום המאושר ביותר בחיינו, ממש כמו בדיקה דנטלית. אנחנו מדברים על הרגע בו המנהל, או במקרים גרועים יותר, הלילי-באובססיביות-המוסדית, יושבים מולכם עם מסמך שמסביר למה כל מה שעשיתם בחודשים האחרונים היה אסון. אז מה עושים? איך מתמודדים עם זה? כאילו, יומיום! הכנו לכם את המדריך המושלם לניהול שיחת שימוע, ממוקד, יעיל ומעל הכל – עם חיוך.

לפני השיחה: מה לעשות, מה לא לעשות?

כמו כל דבר בחיים, ההכנה היא התשובה להצלחה. אם אתם הולכים לשיחת שימוע, תתכוננו לזה כמו לראיון עבודה או למסיבת יום הולדת שבה אתם יודעים שהאקס שלכם יופיע. מה זה אומר? בואו נדבר על כמה צעדים פשוטים.

• איסוף מידע: תחפשו כל פרט, קשה ככל שיעלה – אם יש לכם מיילים, הודעות או אפילו כתבות שכתבתם, דאגו שיהיה לכם הכל בהישג יד.
• היכרות עם כללי המשחק: הכירו את המדיניות של החברה בנוגע לשיחות שימוע. אפשר לדעת איפה אתם עומדים.
• חישוב סיכונים: אל תשכחו שהחיים שלכם לא נגמרים בשיחת שימוע. שאלו את עצמכם: מה הכי גרוע שיכול לקרות? איך אתם מתמודדים עם זה?

שאלות שאתם חייבים לשאול את עצמכם

• מה הסיבה שגרמה לשיחת השימוע? האם יש לי הסבר לכל דבר?
• האם אנחנו באמת מדברים על בעיות או על גרסאות של סיפורים?
• מתי בפעם האחרונה קיבלתי משוב חיובי?
• איך אני יכול להוכיח את הנכונות שלי?

במהלך השיחה: טקטיקות להצלחה

עכשיו הגענו לרגע האמת – איך אנחנו מתמודדים עם השיחה עצמה? זה הזמן שלכם להבריק! בתי משפט נראים פחות מלחיצים לעומת הבעיות שאנחנו מביאים על עצמנו – אז הנה כמה טיפים להצלחה.

• היו רגועים: האם אתם מכירים את הפתגם "מה שלא הורג אותנו…". ובכן, הוא כאן. אם תשמרו על רוגע, זה גם יעזור לכם לדבר בצורה ברורה ואדיבה.
• הקשיבו: מדובר בשיחה דו-כיוונית. אם ברקע יש רעש או ההרגשה היא שאתם עסוקים במחשבות שלכם, תעצרו רגע. הקשבה היא הכוח הכי גדול שיש לכם.
• שאלות בונות: אל תתביישו לשאול שאלות שיכולות לעזור להסביר את הסיטואציה. במקום לבקש הצהרות, שאלו את המנהל המדהים שלכם: "מה אני יכול לעשות כדי לעזור?".

מה לעשות אם אתם מתמודדים עם הטלת אשמה?

אם פתאום אתם מוצאים את עצמכם באשמת כישלון שלא ידעתם עליה קודם, אל תיכנסו לחרדה. למעשה, זוהי הזדמנות עבורכם להכחיש את המידע בכבוד.

• שמרו על אובייקטיביות – אל תהפכו את השיחה לסיפור גבורה.
• הסבירו את העמדה שלכם – תנו למנהל לראות את התמונה המלאה.

סיום השיחה: לקראת העתיד

אחרי כל הבלאגן, חשוב לסיים את השיחה בצורה משמחת. לא צריך להיות ציני מידי, אבל צריך לזכור – החיים לא נגמרים כאן.

• סכם במילים חיוביות: אל תשכחו להודות למנהל על הזמן שלו, גם אם הוא נקל עליכם את הדאגות.
• תבנו תוכנית פעולה: כולם אוהבים לראות תוצאות. תציעו הצעות לשיפור והודיעו על הצעדים הבאים.

שאלות נפוצות על שיחות שימוע

• מה אם אני מקבל פידבק שלילי? זה לא סוף העולם. זהו הזדמנות ללמוד ולצמוח.
• איך אני יודע אם ניהלתי את השיחה נכון? אם יצאתם מהשיחה עם תחושת הקלה וידע איך להמשיך, אתם בדרך הנכונה.
• האם אני יכול להביא מישהו לעזרה? כן, זה לגיטימי לבקש תמיכה במהלך השיחה.
• מה אם המנהל לא תקשיב? במקרה כזה, אל תהססו לקחת נשימה עמוקה ולהראות את הערכתכם.
• איך אני יכול להבטיח שהתהליך יתנהל הוגן? דאגו שתקבלו את כל המידע הדרוש לאחר השיחה.

שיחה לא חייבת להיות כאב ראש

אז יש לכם את כל הכלים להתמודד עם שיחת שימוע בצורה שאפילו לא תרגישו שזה קרה. עם הכנה, טקטיקה ושיח נכון אפשר גם להרגיש פתוחים, ליצור רושם טוב ואולי גם לצחוק על הקשיים. כי בסופו של דבר, אנחנו לא שכחנו שהחיים הם לא רק על עבודה – הם גם על איך מתמודדים עם הקשיים בדרך. אז תהיו מוכנים, חיוכים על הפנים, ובואו נגיע לשיחת השימוע מוכנים!